BAB 4 E-MAIL UNTUK KEPERLUAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Menggunakan E-mail untuk Komunikasi
A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
1. Pengguna Internet untuk Komunikasi (E-mail)
Terdapat dua jenis e-mail,yaitu sebagai berikut ;
a. E-mail yang berbasis web : seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web e-mail. Setiap menggunakan e-mail pengguna harus terhubung dengan internet
b. E-mail berbasis client : untuk menggunakan e-mail ini dibutuhkan perangkat lunak seperti Eudora atau Microsoft Outlook dan tanpa harus terhubung dengan internet
2. Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi
e-mail adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lain. Kita dapat mengirim file berupa apapun dan apat mengirim ke beberapa orang sekaligus. E-mail juga mempunyai dampak negatif misalnya sebagai alat penyebaran virus komputer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan buruk seperti para teroris.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail diantaranya sebaqgai berikut ;
1. Melalui penyedia e-mail gratis : caranya hanya tinggal mengunjungi web penyedia tersebut
2. Undangan dari teman : dari temanmu yang telah memiliki account. Kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah seorang yang telah menjadi anggota.contohnya yang disediakan oleh google (mail.gmail.com).
3. Dari ISP : contoh ISP di Indonesia IndosatNET.koneksi internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses. Kamu harus mendaftarkan diri kepada ISP untuk mendapatkan layanan e-mail.
4. Dari perusahaan : diberikan oleh perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar dan untuk mendapatkannya harus menjadi karyawan di perusahaan tersebut
5. Memesan sendiri : e-mail yang dapat kamu tentukan sendiri dari nama domain,identitas serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan. Caranya harus memesan domain dan memesan paket hosting untuk server.
B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di kantor Pos (Fisik) yang Memiliki
Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password
Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan hasilnya tidak perlu di klarifikasi. Sedangkan melalui e-mail,kadang informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada pengirim terutama yang bersifat penting. Hal ini disebabkan karena tidak jarang e-mail sampah (spam) yang diterima oleh pemilik e-mail atau kadang pengirim e-mail yang mengaku sebagai orang lain. Pengguna e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut mailbox yang tersimpan di mailserver. Untuk membukanya harus menggunakan user ID dan password.
C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Banyak penyedia layanan e-mail antara lain ;
- Yahoo! Yang beralamat di mail.yahoo.com
- Gmail yang beralamat di mail.gmail.com
- Hotmail layanan dari microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
- Plasa, dari telkom yang beralamt di www.plasa.com
Nama login atau alamt e-mail pada umumnya terdiri dari dua bagian utama yaitu nama mailbox dan nama komputer dimana mailbox itu berada
Format penulisan nama e-mail sebagai berikut
namamailbox@namamailserver
contoh : rizka@yahoo.com
1. Melakukan pendaftaran di Yahoo Mail
Berikut ini langkahlangkah untuk melakukan pendaftaran di Yaho Mail ;
a. Klik tombol Start, browser website misal mozzila firefox
b. Buka situs yahoo mail di http://mail.yahoo.com di kotak address
c. Klik Sign Up. Isikan form pendaftaran dengan datamu
d. Isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration
e. Klik I Agree pada bagian term of service
f. Jika aplikasimu diterima maka akan muncul kotak dialog sukses,klik continue to Yahoo Mail
g. Kamu akan mendapat inbox berisi ucapan selamat bergabung dari yahoo!. Selesai, untuk keluar klik tulisan sign out
2. Menggunakan Yahoo! Mail
a. Klik start lalu browser-buka situs yahoo!-isi Yahoo ID dan Password
b. Untuk mengetahui ada pesan masuk atau tidak dapat dilihat di inbox. Selain inboc ada juga draft,sent,spam dan Trash. Klik salah satu objek e-meil yang akan kamu baca
D. Melakukan Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Cara untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut ;
a. Langakh 1 sampai 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang dijelaskan sebelumnya
b. Klik ikon Compose-pada kotak To ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan judul dari e-mail yang akan dikirim. Pada kotak Cc (Corbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail
c. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy) isi alamat tujuan lain yang mendapat tembusan tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail ini tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini
d. Isi e-mail yang akan dikirim pada kotak editor lalu klik Send
e. Akan muncul halaman konfirmasi-klik back to inbox
2. Mengirim Attachment File dalam E-mail
Ketika melakukan pengiriman e-mail kamu juga dapat mengirimkan lampiran lain berupa file melalui e-mail dengan menggunakan attachment,langkah-langkahnya sebagai berikut ;
a. Setelah menuliskan pesan di kotak teks,klik tombol attach files
b. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan mengklik tombol Browse-akan ditampilkan kotak proses pengambilan file
c. Setelah berhasil klik tombol Continue to Message-klik Send
E. Melakukan Reply dan Forward
1. Melakukan Reply E-mail
a. Buka surat di inbox-klik tombol Reply
b. Subjek dari balasan e-mail tersebut mendapat tambahan Re:Subjek Lama. Tuliskan balasan surat pada kotak editor.
c. Klik tombol attach files jika ingin menyertakan file-klik tombol send
2. Melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim. Langkah-langkahnya sebagai berikut ;
a. Buka surat di inbox-klik tombol forward
b. Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak To-klik send
c. Klik Back To Message untuk kembalu ke kotak surat
F. Mengelola E-mail
Pengelolaan e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail,mengosongkan folder,atau memindahkan ke folder khusus sesuai dengan kategori yang kamu inginkan. Untuk menghapus e-mail dapat menggunakan cara berikut ;
a. Buka inbox,pilih e-mail yang akan dihapus
b. Klik pada bagian kiri sender sampai muncul tanda check list-klik Delete
Jika terspat e-mail yang masuk ke folder bulk sebaiknya dihapus,caranya pilih Bulk pada bagian folders selanjutnya sama seperti pada saat kamu menghapus e-mail
G. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain
Kamu dapat membuka dan menyimpan file atachment yang kamu terima ke media lain. Langkah-langkahnya sevagai berikut ;
a. Buka e-mail yang mengandung file attachment-akan ditampilkan halaman e-mail
b. Klik nama file attachment pada kotak subjek e-mail untuk membuka file lampiran
c. Klik scan and download attachment kemudian akan tampil kotak konfirmasi pengecekan file attach terhadap virus
d. Klik download attachment jika file yang sudah di scan benar-benar bebas virus
e. Akan muncul kotak dialog untuk download dan terdapat beberapa pilihan ;
a. Open jika hanya ingin membuka
b. Save jika ingin menyimpan
c. Cancel jika ingin membatalkan
d. More info jika ingin mengetahu informasi lebih lanjut mengenai proses download
f. Misal ingin menyimpan klik tombol save lalu save as-tentukan folder penyimpanan-ketik nama file jika ingin diubah
g. Klik tombol Save sampai muncul kotak dialog Download Complete-klik open
H. Kode Etika Penggunaan E-mail
Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette, berikut beberapa aturannya ;
a. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan karena penggunaan Caps Lock dapat diartikan sebagai teriakan
b. Hormati privacy orang lain, apabila kamu sedang mengirim e-mail ke sejumlah orsng yang mungkin tidak saling kenal gunakan Bcc agar alamat mereka tidak saling diketahui
c. Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalas. Tidak semua orang suka dengan bahan yang kita forwardkan
d. Jangan teruskan surat berantai
e. Jangan melakukan spam
f. Perhatikan suusnan e-mail ‘forwards’,luangkan sedikit waktu untuk menghapus tanda <<>
g. Jangan biarkan bagian subek kosong
h. Gantilah subject apabila topik pembicaraan kamu berubah
i. Hapuslah pesan Reply yang tidak perlu
j. Jangan mudah tersinggung,reaksi berlebihan atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
k. Bersabarlah dalam menunggu balasan
l. Jangan mengirim e-mail dengan attachment yang terlalu besar kecuali jika diminta
m. Hindari kesalahan ejaan ataupun bahasa
n. Hindari penggunaan kata-kata ‘pedas’ karena membuat orang tidak enak hati
o. Baca frequently Asked Question (FAQ) jika kamu bergabung dalam sebuah kelompok diskusi
4.2. PENDAFTARAN EMAIL
Ikuti langkah-langkah berikut :
1. Klik Icon Browser Opera
2. Masukkan alamat situs www.mail.yahoo.co.id atau www.mail.yahoo.com di tab addrres
kami menyarankan agar ke situs www.mail.yahoo.co.id
lalu tekan ENTER, dan tampilan yang terbuka akan seperti ini
3. Klik SIGN UP yang dapat kamu lihat di sebelah kanan atas
4. dan Kamu akan melihat tampilan berikut ini :
5. Isi setiap Form yang kosong dengan benar.a. Ceritakan Tentang Diri Anda
- isi kolom NAMA SAYA dengan nama asli kamu
kolom pertama untuk nama depan dan kolom di sebelahnya untuk nama belakang
jika tidak mempunyai nama belakang kamu langsung bisa isi satu kolom saja
- isi kolom jenis kelamin kamu PRIA atau WANITA
- isi kolom Tanggal Lahir dengan Tanggal Lahir asli kamu
kolom pertama untuk TANGGAL, kolom kedua untuk BULAN, dan kolom ketiga untuk TAHUN
Catatan: jika kamu dibawah umur 18 tahun, kamu tidak bisa memasuki Room Chat Yahoo
- Isi kode pos dengan kode pos kota kamu
lihat contoh isian berikut ini :
6. Pilih ID dan Sandi- isi kolom Yahoo ID ! dan EMAIL dengan id pilihan kamu
contoh :
kawasaki.ninja01
kawasaki_ninja01
kawasakininja01
kawasakininja_01
kamu juga bisa membuat id seperti format di atas
apabila kamu mengetik
Kawasaki_Ninja01
atau ada gabungan huruf besar dan huruf kecil
maka Yahoo akan membacanya dengan huruf kecil semua
contoh : KaWasAki_niNjA01 akan menjadi kawasaki_ninja01
jangan lupa klik PERIKSA ID untuk melihat ketersediaan ID yang kamu inginkan
mungkin ID kamu sudah terdaftar atas nama orang lain
kamu bisa memilih banyak ID lainnya
- isi kolom SANDI dengan password yang kamu mudah ingat
mohon tidak menggunakan password yang mengandung nama depan kamu atau nama belakang kamu, pihak YAHOO tidak menerima password yang seperti ini
sebagai contoh :
nama kamu : Andi Bintoro
password kamu: andibintoro
SALAH
lebih baik cari password yang kamu mudah ingat
minimal panjang karakternya adalah 6 dan maksimal 32 karakter
lihat contoh gambar dibawah ini
7. Jika anda lupa sandi ID anda
- Email Alternatif, kosongkan kolom ini
- Pertanyaan Keamanan dapat kamu pilih sesuai dengan yang kamu inginkan
lebih baik kamu memilih sebuah pertanyaan yang mudah di ingat
misalnya saya mengambil " APA NAMA SEKOLAH KAMU YANG PERTAMA ?"
dan saya dengan mudah menjawab " sekolah dasar sd 036"
kamu bisa memilih pilihan pertanyaan yang lain
dan kamu juga menjawab berdasarkan kenyataan kamu
agar mudah diingat
- jawaban anda, dapat kamu isi dengan jawaban dari pertanyaan keamanan
klik tanda centang ANDA SETUJU
ini wajib, kamu tidak bisa mendaftar bila tanda ini tidak di centang
isi kode yang ada ke kolom
kode harus benar
jika kamu kurang jelas melihat kode itu
kamu bisa klik COBA GAMBAR LAIN
jika sudah diisi kamu tinggal klik BUAT AKUN SAYA
jika pendaftaran kamu berhasil
maka kamu akan mendapatkan tampilan seperti ini
klik LANJUTKAN untuk ke tampilan MAIL kamu
4.3. MENGIRIM DAN MEMBACA EMAIL
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan mediaweb sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Maildan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaandaring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis.
Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserverpenerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Keamanan
Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
4.4. AKSES EMAIL DENGAN POP
POP Mail adalah email yang diterima melaluiI nternet Service Provider yang menjadi layanan kita. Kelebihan POP Mail adalah email jenis ini dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung ke internet).
Mengecek email dapat dilakukan dengan cara menghubungkan (connect) komputer ke internet, kemudian mendownload emeil-email kita dan kemudian memutuskan hunungan dengan internet. Setelah itu kita dapat membaca satu persatu email yang kita terima. Setelah kita selesai membuat balasan, kita kemudian dapat terhubung lagi ke internet dan kemudian mengirimkan balasan email yang kita terima. Untuk melakukan hal di atas, kita harus mempunyai program client seperti Eudora atau Microsoft Outlook Express.
Kekurangan dari POP Mail adalah kita tidak membuka email dari sembarang tempat.
4.5. Layanan chatting
· Mig33
· Ebuddy
· Yahoo Messenger
· Nimbuzzer
· Hello
4.6. Mailing list
Mailing List juga sering diistilahkan sebagai milis, yaitu sebuah alamat email yang digunakan oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan kegiatan tukar menukar informasi. Setiap pesan yang dikirimkan ke alamat sebuah milis, secara otomatis akan diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Milis umumnya dimanfaatkan sebagai sarana diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya. Pengelompokan alamat e-mail. Artinya, apabila suatu surat dikirimkan ke alamat ini, maka secara otomatis sistem akan mengirimkannya kepada alamat-alamat yang telah didaftarkan dalam database mesin tersebut, dengan adanya mailing list ini, apabila satu surat ingin dikirimkan ke beberapa orang, maka cukup dikirimkan ke mailing list. Metode pengiriman email juga dapat diset apakah setiap email yang dikirimkan oleh anggota dapat diterima atau cukup diterima sekaligus (digest).
Pengaturan diskusi melalui mailing list ini dapat diset dalam bentuk moderated atau unmoderated tergantung siapa saja yang boleh berkomentar dan ikut berdiskusi. Pengaturan diskusi dilakukan oleh seorang moderator.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar